Qué es Excel y que aplicación tiene

¿Qué es Excel?

Es una herramienta que permite realizar todo tipo de operaciones matemáticas en una hoja: hoja de cálculo. Se pueden hacer cálculos matemáticos y elaborar tablas con incontables datos y realizar operaciones de forma rápida y eficaz.

Las hojas de cálculo contienen múltiples celdas (columnas y filas) en las que podemos insertar datos numéricos, texto, fórmula y gráficos.

Excel es un programa elaborado por Microsoft y pertenece al paquete de Office con otros programas que son también de mucha utilidad.

Excel es indiscutiblemente, la aplicación más utilizada en las áreas de finanzas de las empresas, sin dejar a un lado cualquier área que necesite procesar datos numéricos de pequeñas o grandes bases de datos y deseen analizar de manera fácil y generar reportes que apoyen los procesos de toma de decisiones.

En las hojas de Excel podemos aplicar diferentes cálculos aritméticos básicos y tan complejos como sea necesario, incluir funciones estadísticas, simular resultados de acuerdo al comportamiento de las variables que componen los cálculos, entre otros.

El conocimiento de Excel se ha definido como una competencia primordial en el mundo laboral. En muchos casos es determinante, en la selección de un candidato.

Todas las personas que realizan tareas relacionadas con las ciencias económicas deberían dominar Excel así como los conocimientos sobre ¿Qué es Excel y que aplicación tiene?; pero la realidad es que, aun siendo tan utilizado y tener tantos años de vigencia, existe mucho que aprender de este poderoso software.

    ¿Qué aplicación tiene?

    Desde preparar el presupuesto de nuestras finanzas personales hasta llevar el control de las finanzas de una empresa. Excel en la mejor opción.

    En el caso de las empresas, siempre se requiere conocer los datos históricos y su evolución, con gráficos y análisis de datos.

    El conocimiento de Excel y sus funciones le facilitará el trabajo, además de asegurar el correcto proceso y análisis de los datos del negocio.

    ¿Cómo nació Excel?

    Microsoft decidió, en 1982, incursionar en el área de las hojas de cálculo electrónicas con el desarrollo de Multiplan.

    Para ese momento, existían en el mercado dos competidores que estaban fuertemente posicionados: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp. Para Microsoft no era sencillo penetrar el mercado.

    Para 1983, lanzaron la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que sorpendió a todos al convertirse rápidamente en la hoja de cálculo más empleada.

    Microsoft vio cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer lugar, así que comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.

    Esta primera versión salió únicamente para la plataforma Macintosh y en 1987, dos años después, Microsoft lanzó Excel 2.0, con una versión para Windows.

    Desde ese instante, la hoja de cálculo de Microsoft inició su crecimiento hasta llegar a ser la hoja de cálculo más empleada de todos los tiempos.

    ¿Qué es Excel y que aplicación tiene?

    ¿Cómo está compuesto Excel?

    Parte de saber ¿Qué es Excel y que aplicación tiene? pasa por entender como esta compuesta esta herramienta. Excel es clasificado como un programa informático de tipo de hojas de cálculo.

    Las hojas de cálculo fueron desarrolladas en la década de los 60 para simular e ir sustituyendo las hojas de trabajo contables de papel y de esa forma ayudar a la automatización de la contabilidad en las organizaciones.

    Las planillas de Excel se componen por LIBROS (cada archivo de Excel se denomina Libro) con una determinada cantidad de HOJAS (desde la versión 2007 de Excel, el número de hojas posibles en un libro está limitado solamente por la memoria de la computadora.

    Las HOJAS pueden tener un total de 1.048.576 filas por 16384 columnas. La mínima unidad de información en Excel se llama CELDA y, en principio, se reconoce por su posición horizontal y su posición vertical, por ejemplo, la celda A1 es la que corresponde a la intersección de la primera fila con la primera columna, de un total de 17.179.869.184 posibles intersecciones distintas, es decir, unos 17mil millones de celdas posibles.

    Se puede colocar en cada celda datos numéricos y alfanuméricos.

    Excel reconoce si un dato es texto o si es un número. Si introducimos un dato tipo texto se alineará a la izquierda de la celda, si son datos numéricos se alinearán a la derecha.

    ¿Qué es Excel y que aplicación tiene?

    Operaciones aritméticas

    Se pueden llevar a cabo diferentes cálculos aritméticos en Excel con datos numéricos y empleando los símbolos como, por ejemplo, suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/), pero no debemos olvidarnos de poner el símbolo de igual (=) antes de la fórmula para que Excel pueda efectuar el cálculo correspondiente.

    Imagen blog

    Podemos construir formulas tan complejas como deseemos combinando varias operaciones matemáticas.

    Una característica súper útil en Excel es que podemos construir formulas introduciendo varios datos en distintas celdas y construir la formula haciendo referencia a estas celdas, estos vínculos entre celdas es conocido como una referencia.

    Por ejemplo, la siguiente fórmula hará la división de los valores en las celdas A1 y A2: = A1/A2

    Aplicando funciones

    Como hemos detallado, podemos realizar formulas utilizando los operadores aritméticos, pero, Excel nos facilita funciones que ya están diseñadas y solo debemos colocar los valores o celdas que deseamos en la operación y la función se encargará de hacer los cálculos y mostrar el resultado de la misma. 

    Por ejemplo, usemos la función Promedio:

    Qué es Excel y que aplicación tiene

    Tomando la función PROMEDIO colocamos los números que deseamos promediar, separados por punto y coma, ejemplo; 4, 1 y 1; sustituyendo en la formula los datos nos da como resultado 2.

    Excel incluye gran variedad de funciones y se clasifican según su funcionalidad, entre las que se encuentran:

    funciones de búsqueda y referencia, funciones de texto, funciones estadísticas, funciones de bases de datos, funciones de fecha y hora, entre otras.

    Para conocer todas las categorías de funciones de Excel puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías. Si das clic en cualquiera de los botones, podrás ver las funciones que corresponden a esa categoría.

    Si quieres conocer las Diez funciones de Excel que recomienda la Universidad de Harvard haz click aquí –> Diez funciones de Excel

    También puedes descargar nuestra guía con más de 50 fórmulas financieras haciendo click aquí –> Guía completa Excel para Finanzas

    Formato de datos

    En cualquier área de trabajo nos encontramos con la necesidad de procesar distintos datos. Para mostrar nuestros datos e identificar adecuadamente cada uno de ellos, Excel nos permite organizarlos de manera tabular.

    Para ello, Excel nos ofrece una gran variedad de herramientas para dar formato a los datos ingresados en cada celda, desde aplicar un estilo a cada celda, aplicar formatos condicionales, como también mostrar los datos como una tabla de Excel.

    De manera muy sencilla pueden aplicarse los formatos y así facilitar el análisis y orden de los datos.

    Gráficos en Excel

    Poder convertir fácilmente nuestros datos en gráficos es una de las mayores bondades de Excel; además ofrece diferentes estilos de manera de poder presentar los datos de forma sencilla y resumida. Esta función permite realizar informes rápidamente que reflejen la evolución o datos históricos de una seria de datos y ayuda a la interpretación de la información.

    Para explorar la gran variedad de gráficos que puedes crear con Excel, has clic en la pestaña Insertar y encontrarás los distintos tipos gráficos disponibles en Excel.

    ¿Qué es Excel y que aplicación tiene?

    Versiones de Excel

    Es común encontrar información donde hacen referencia a las hojas de cálculo por su versión, como; “Excel 2003”, “Excel 2007”, “Excel 2010” o “Excel 2019”.

    Inclusive verás lecturas hacen referencia a la hoja de cálculo de Microsoft bajo el nombre de “Excel”. En otros casos lo llaman “Microsoft Excel” u “Office Excel” por ser parte de la suite Office.

    Cada versión de Excel incorpora mejoras a funciones existentes e incluye nuevas funcionalidades, a continuación te comentamos algunas novedades que incluye Excel 2019:

    • CONCAT: versión mejorada de la función concatenar
    • SI.CONJUNTO: evaluar varias pruebas lógicas
    • MAX.SI.CONJUNTO: obtiene el valor máximo de una lista, dependiendo de criterios que se establezcan.
    • MIN.SI.CONJUNTO: obtiene el valor mínimo de una lista, dependiendo de criterios que se establezcan.
    • UNIRCADENAS: concatenar un rango de celdas con un delimitador
    • Nuevos elementos gráficos

    ¿Porqué aprender a utilizar Excel?

    En el mundo actual donde debemos realizar diversas actividades en corto tiempo, Excel se ha convertido en una herramienta primordial que facilita el proceso de organización, interpretación y análisis de los datos, no solo en las áreas administrativas y contables, sino en cualquier área que maneje datos.

    Como hemos visto de manera general Excel es una herramienta poderosa para procesar datos en cualquier disciplina profesional. Si bien, tiene gran cantidad de funcionalidades que explorar, aplicarlas de manera progresiva en tu ámbito laboral mejorará sustancialmente tu desempeño haciendo tus labores más fáciles y rápidas de preparar.

    Por estas razones es casi inevitable que, sin importar el área profesional a la que te dediques, será muy probable necesites utilizar Excel.

    Ahora que sabes ¿Qué es Excel y que aplicación tiene? ¡no esperes más! Decídete a aprender esta fabulosa herramienta y aplica las innumerables bondades de la hoja de cálculo más utilizada en el mundo.

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    ¿Cómo descargar e instalar Excel?

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