Teleconferencia Productiva

Teleconferencia Productiva

¿Sientes que tu teleconferencia o reunión virtual no es tan productiva como lo eran tus reuniones presenciales?

Te comentamos que esto se debe a que el 80% de las personas que realizan teleconferencia o reuniones virtuales con sus equipos de trabajo, no manejan la metodología básica para poder llevar a cabo este tipo de reuniones de manera productiva.

Muchos piensan que deben realizarse de la misma forma que se hace una reunión presencial en la oficina, pero la realidad es completamente diferente.

Una reunión virtual o teleconferencia productiva implica una mayor preparación, organización y precisa de más acuerdos con el equipo de trabajo, en comparación con las reuniones que se realizan de manera presencial. 

Metodología de las Reuniones

La teleconferencia es una metodología de reunión, que es usada actualmente por más del 60% de las compañías, a causa de las medidas impuestas debido a la pandemia del Covid19. Las reuniones virtuales se han vuelto necesarias en las organizaciones, dado que son la mejor alternativa para coordinar y monitorear el teletrabajo.

Algunos trabajadores no se sienten cómodos o preparados para trabajar eficientemente bajo esta metodología.

En las reuniones virtuales es posible cometer errores tanto por participantes como por presentadores, debido a la falta de experiencia en esta metodología.

Recomendaciones Básicas para una Teleconferencia

Obtén de las teleconferencias todas las ventajas productivas y prácticas para concretar tus objetivos y asignar las tareas a tu equipo de trabajo de manera más productiva.

  1. Ten una lista de tareas: es importante que el encargado de una teleconferencia no la realice de manera improvisada. Para ello, prepara con anterioridad cuál es el objetivo de la reunión, cuál es la función de cada una de las personas que van a participar y cuáles son las reglas que se aplicarán al estar conectados. Recuerda que las videoconferencias no son llamadas telefónicas o una conversación cara a cara. Una teleconferencia productiva es un canal de comunicación en el cual debes estar preparado adecuadamente para comunicarte de manera efectiva, dar los puntos claros y mantener la atención activa de los participantes durante el transcurso de la reunión.
  2. Evita las multitareas: céntrate en el aquí y el ahora. Si estás participando en una videoconferencia o las estás liderando, es importante que no hagas varias cosas a la vez. Pues en cámara resulta completamente molesto ver como los interlocutores, al tiempo que nos hablan o al tiempo en que le están hablando, se dedican a otra actividad sin prestar atención a lo que se desea comunicar.
  3. Elige el entorno correcto: Muchos piensan que hacer una teleconferencia es simplemente colocarse frente a una cámara, un micrófono y hablar como si fuera una reunión presencial. Como se mencionó anteriormente, las teleconferencias deben tener una preparación y ello incluye la imagen personal, la información que se va a comunicar y el entorno donde se va a desarrollar la reunión.

¿Qué debes considerar antes de iniciar una teleconferencia.?

Al realizar una teleconferencia no debes colocarte contraluz, busca la mejor iluminación posible. Es recomendable que ubiques la cámara frente un fondo donde no haya mayores distracciones, por ejemplo, puede ser una pared blanca. Evita lugares con ruidos fuertes que interrumpan el flujo de la comunicación. Igualmente, tu apariencia también es importante, no lleves a cabo reuniones virtuales sin antes verte profesional y acorde al tema que vas a tratar.

Recomendaciones:

Realiza pruebas de tecnología previas a la reunión: Existe una regla de las teleconferencias que indica que si programamos 20 minutos en la reunión, calcula 40. Esto se debe a que se pueden presentar fallas tecnológicas de audio o video que ocasiona la desconexión y pérdida de la conversación que se esté llevando a cabo.

Para reducir el tiempo perdido, realiza pruebas previas en la aplicación que estés utilizando para la teleconferencia. Verifica previamente el funcionamiento de la cámara, comprueba cómo te ves y cómo se encuentra el entorno. Además, es indispensable que hagas pruebas de sonido. Se recomienda evitar el uso del micrófono de la laptop o el altavoz del celular, dado que esto genera un ruido de fondo que no permite la concentración en la conversación.  Utilizar un micrófono o auriculares es la mejor opción para disminuir los ruidos a nuestro alrededor.

Comprueba la conexión a internet: debido a las circunstancias de la pandemia algunos proveedores de servicios se han visto afectados y se ha ralentizado la calidad de vídeo que ofrecen e incluso, se ha llegado a disminuir el ancho de banda que llega a determinados hogares. Es importante conocer el estado de banda ancha con que se cuenta antes del inicio de la reunión.

Evitar interrupciones: Si una teleconferencia tiene programado de una hora a una hora y media o más, es recomendable tomar todas las medidas para no ausentarse durante el tiempo de ejecución. Puedes ir al baño previamente y colocar un pequeño vaso de agua cerca de donde estarás realizando la teleconferencia. 

Toma en cuenta el botón Mute: al realizar en una videoconferencia intervienen varias personas, el botón “mute” se convierte en tu mejor aliado. Generalmente se toma en cuenta, sin embargo, no está de más estar atentos, sería incómodo si están tratando asuntos importantes en la reunión y el discurso del orador principal se ve interrumpido por el sonido de un perro que ladra, o un niño que llora.

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