Teleconferencia Productiva

Teleconferencia Productiva

¿Sientes que tu teleconferencia o reunión virtual no es tan productiva como lo eran tus reuniones presenciales?

Te comentamos que esto se debe a que el 80% de las personas que realizan teleconferencia o reuniones virtuales con sus equipos de trabajo, no manejan la metodología básica para poder llevar a cabo este tipo de reuniones de manera productiva.

Muchos piensan que deben realizarse de la misma forma que se hace una reunión presencial en la oficina, pero la realidad es completamente distinta.

Una reunión virtual o una teleconferencia productiva conlleva mucho más preparación, organización y acuerdos con el equipo de trabajo que la reuniones que se llevan de manera presencial. 

Aunque esta metodología de reunión ya usada por más del 60% de las compañías,  a raíz del confinamiento decretado por la pandemia del Covid19, las reuniones virtuales se han vuelto mucho más requeridas en cualquier ámbito de la organización para llevar a cabo de la mejor manera el teletrabajo.

Es por ello que algunos empleados y colaboradores no se sienten preparados para llevar de forma eficaz  las comunicaciones vía virtuales y suelen cometer errores tanto como participantes como por presentadores.

Pero no temas, acá te damos tres recomendaciones básicas para que esa teleconferencia te traiga ventajas productivas y prácticas para concretar sus objetivos y asignar las tareas a tu equipo de trabajo de manera más productiva.

  • Ten lista de tareas: Es importante que el encargado de  una teleconferencia no la realice de manera improvisada. Es importante que le moderado tenga claro  cuál es el objetivo de la reunión,  cuál es la función de cada uno de las personas que van a participar  y cuáles son las reglas que se aplicarán al estar conectados.

Recuerda que las videoconferencias no son llamadas telefónicas o contacto cara a cara. La teleconferencia productiva es un canal distinto donde debes prepararte para comunicarte de manera efectiva, dar los puntos claros, donde debes tener y mantener la atención activa  de tus interlocutores durante el tiempo en que estén conversando.

  • Evita las multitareas: Céntrate  en el aquí y el ahora. Si estás participando en una videoconferencia o las estás liderando,  es importante que no haga varias cosas a la vez. Pues en cámara resulta completamente molesto ver como los interlocutores, al tiempo que nos hablan o al tiempo en que hablando, se dedican a otra actividad sin prestar atención a lo que se desea comunicar.
  • Elige el entorno correcto: Muchos piensan que hacer una teleconferencia es simplemente colocarse frente a una cámara y un micrófono hablando  como si fuera una reunión presencial. Como ya se mencionó,  las teleconferencias deben tener una preparación y ello incluye tanto la imagen personal,  como el sonido con que se va comunicar, como el entorno donde se va a desarrollar la reunión.

Si es una videoconferencia no debes colocarte nunca contraluz, busca la mayor iluminación posible. Es recomendable que ubiques la cámara frente un fondo donde no hayan mayores distracciones,  por ejemplo puede ser una pared blanca. Igualmente tu apariencia también es importante, no lleves a cabo reuniones virtuales sin antes verte profesional y acorde al tema que vas a tratar.

  • Realiza las pruebas de tecnología previas a la reunión: Existe una regla de las teleconferencias que indica que si programas  20 minutos en la reunión, calcula 40. Esto se debe a que se pueden presentar fallas tecnológicas de audio o video que ocasiona la desconexión y pérdida de la conversación que se esté llevando a cabo.

Para reducir ese tiempo perdido, realiza las pruebas previas en la aplicación que estés utilizando para realizar la teleconferencia. Prueba previamente la cámara, verificando cómo te ves y cómo se encuentra el entorno. Además es indispensable que hagas  pruebas de sonido. Se recomienda evitar el uso del micrófono de la laptop o el altavoz del celular, dado que esto genera un ruido de fondo que no permite la concentración en la conversación que se lleva a cabo con tu equipo.  Utilizar un micrófono o auriculares es la mejor opción para disminuir los ruidos a nuestro alrededor.

  • Evitar interrupciones: Si una teleconferencia tiene programado de una hora a una hora y media o más, es recomendable tomar todas las medidas para no abandonar la misma durante el tiempo de su ejecución. Puedes ir al baño previamente y colocar un pequeño vaso de agua cerca de donde estarás realizando la teleconferencia, de esta forma evitas levantarse y abandonar la misma 

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