Respuesta rápida: la Resolución 1843 de 2025 actualiza las reglas de evaluaciones médicas ocupacionales en Colombia. RRHH debe coordinar el examen adecuado, asumir costos y tiempos que correspondan, proteger la historia clínica y recibir solo el concepto ocupacional necesario para gestionar aptitud, restricciones o recomendaciones.
El expediente médico no es un documento de libre circulación en la empresa. Esta distinción es central: el prestador evalúa la salud; RRHH y SST gestionan el concepto ocupacional y las medidas de trabajo sin invadir información clínica reservada.
La ruta correcta reduce retrasos, discriminación y fallas en reintegro. Esta guía organiza los tipos de evaluación y los puntos de control que deben conversar selección, nómina, SST, líderes y proveedores.
Tipos de evaluación y momento
| Evaluación | Cuándo se activa | Objetivo operativo |
|---|---|---|
| Preocupacional o de ingreso | Antes de asignar exposición | Relacionar condiciones del cargo y capacidad funcional |
| Periódica | Según riesgo y criterio técnico | Monitorear efectos de exposición |
| Egreso | Al terminar el vínculo | Registrar condiciones relacionadas con el trabajo |
| Postincapacidad | Tras una ausencia que lo requiera | Definir retorno y recomendaciones |
| Retorno o seguimiento | Según evolución y exposición | Revisar restricciones y adaptación |
| Cambio de ocupación | Si cambian tareas o riesgos | Evaluar el nuevo perfil de exposición |
Roles y límites
RRHH
Activa el proceso, entrega información del cargo, coordina citación, conserva el concepto permitido y ejecuta medidas laborales.
SG-SST
Define perfiles de riesgo, conecta vigilancia epidemiológica y verifica recomendaciones.
Prestador y profesional de salud
Realizan la evaluación, custodian historia clínica y emiten el concepto ocupacional.
Líder
Implementa ajustes necesarios sin solicitar diagnósticos ni divulgar información.
Flujo documental seguro
- Actualiza el perfil del cargo con tareas, demandas y exposiciones.
- Selecciona el tipo de evaluación según el evento.
- Envía al prestador solo información necesaria.
- Informa a la persona el proceso, lugar y condiciones.
- Recibe el concepto ocupacional, no la historia clínica.
- Traduce recomendaciones en acciones con SST y líder.
- Define seguimiento y fecha de revisión.
- Restringe acceso y conserva trazabilidad.
Cómo gestionar aptitud, restricciones y recomendaciones
| Resultado | Respuesta de RRHH |
|---|---|
| Sin restricciones | Completar vinculación o continuidad y archivar concepto |
| Con recomendaciones | Asignar responsables y verificar implementación |
| Restricción temporal | Ajustar tareas y programar seguimiento |
| Requiere evaluación adicional | Coordinar sin diagnosticar ni anticipar decisiones |
| Incompatibilidad con exposición | Explorar ajustes o alternativas con soporte técnico y jurídico |
Una restricción no equivale automáticamente a exclusión. La respuesta debe considerar prevención, ajustes posibles, no discriminación y debido proceso.
Privacidad y errores frecuentes
- No solicites diagnósticos al líder ni distribuyas resultados por chats.
- No uses plantillas genéricas sin perfil de riesgos.
- No hagas exámenes de ingreso después de iniciar exposición.
- No cierres una recomendación sin evidencia.
- No conviertas salud ocupacional en filtro automático.
Checklist
- Profesiograma actualizado.
- Proveedor habilitado y responsabilidades contractuales claras.
- Citación y costos coordinados.
- Concepto recibido por canal restringido.
- Recomendaciones convertidas en acciones.
- Seguimiento programado.
- Historia clínica fuera del expediente ordinario de RRHH.
Fuentes y contexto
La información se revisó con fuentes públicas disponibles al 7 de septiembre de 2026. Antes de ejecutar decisiones laborales sensibles, valida el caso con asesoría local y la versión vigente de la norma.
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