Licencia por luto en Colombia 2026: días, familiares cubiertos y cómo solicitarla
La licencia por luto en Colombia es un permiso remunerado que protege al trabajador cuando fallece un familiar cercano. Aunque parece un trámite sencillo, en la práctica suele generar dudas muy concretas: cuántos días son, si se cuentan hábiles o calendario, qué familiares cubre, qué documentos debe entregar el trabajador y cómo debe actuar RRHH para no negar un derecho que sí corresponde.
Esta guía explica la licencia por luto vigente en Colombia para 2026 con un enfoque práctico para trabajadores, líderes y equipos de talento humano. No reemplaza asesoría legal en casos complejos, pero sí te ayuda a ordenar la solicitud, revisar soportes y evitar errores frecuentes.
Qué es la licencia por luto en Colombia
La licencia por luto es una ausencia remunerada que el empleador debe conceder cuando muere el cónyuge, compañero o compañera permanente, o ciertos familiares del trabajador. En el sector privado, la base está en la Ley 1280 de 2009, que adicionó el numeral 10 al artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. Para servidores públicos, la Ley 1635 de 2013 regula una licencia remunerada equivalente.
En palabras simples: no es una licencia no remunerada, no es vacaciones, no es incapacidad y no debería tratarse como una falta injustificada. Es un derecho laboral ligado a un hecho familiar grave.
Cuántos días son de licencia por luto en 2026
La regla general es de cinco días hábiles remunerados. Esto es importante porque no se habla de cinco días calendario. Si dentro del periodo hay domingos, festivos o días que no son hábiles según la jornada aplicable, RRHH debe revisar cómo se cuentan correctamente.
| Pregunta frecuente | Respuesta práctica |
|---|---|
| Duración | 5 días hábiles remunerados. |
| Desde cuándo se cuenta | Desde el fallecimiento del familiar, salvo ajustes razonables por comunicación y operación interna. |
| Se descuenta del salario | No. Es una licencia remunerada. |
| Se descuenta de vacaciones | No debería tratarse como vacaciones. |
| Aplica en empresa privada | Sí, cuando hay vínculo laboral y se cumplen los supuestos de parentesco. |
Qué familiares cubre la licencia por luto
La licencia no cubre automáticamente a cualquier familiar. La norma se enfoca en vínculos cercanos. En términos prácticos, suele aplicar para:
- Cónyuge.
- Compañero o compañera permanente.
- Familiares hasta segundo grado de consanguinidad.
- Familiares hasta primer grado de afinidad.
- Familiares hasta segundo grado civil, según el caso.
Tabla rápida de parentescos
| Tipo de vínculo | Ejemplos que suelen estar cubiertos | Comentario |
|---|---|---|
| Cónyuge o compañero permanente | Esposo, esposa, pareja permanente | Puede requerir soporte del vínculo. |
| Primer grado de consanguinidad | Padres e hijos | Se prueba normalmente con registro civil. |
| Segundo grado de consanguinidad | Abuelos, nietos y hermanos | Conviene revisar el documento que demuestre el vínculo. |
| Primer grado de afinidad | Suegros | Puede requerir documentos del matrimonio o unión y parentesco. |
| Segundo grado civil | Relaciones civiles cubiertas por la norma aplicable | Debe probarse con el soporte correspondiente. |
Una duda común es si la licencia cubre tíos, primos, cuñados o mascotas. En esos casos no conviene responder por intuición: RRHH debe revisar el grado de parentesco, la norma aplicable y las políticas internas. Si el caso no encaja en licencia por luto, podría evaluarse otro permiso, pero no como si fuera el mismo derecho.
Documentos para solicitar la licencia por luto
El trabajador debe informar el fallecimiento y luego entregar soportes. En general, los documentos más usados son:
- Certificado de defunción del familiar fallecido.
- Documento que pruebe el parentesco, como registro civil de nacimiento, registro civil de matrimonio u otro soporte válido.
- En caso de compañero permanente, soporte de la unión o documento que permita demostrar la relación según la situación.
- Comunicación escrita o correo dirigido al jefe inmediato o a talento humano.
Para servidores públicos, la Ley 1635 de 2013 menciona la presentación de la justificación dentro de los 30 días siguientes al hecho. En empresas privadas también es recomendable que RRHH establezca un plazo interno razonable y documentado para recibir soportes, sin convertir el proceso en una barrera injustificada.
Modelo breve de solicitud de licencia por luto
El trabajador puede comunicar la situación de forma simple y respetuosa. Un modelo útil sería:
Asunto: Solicitud de licencia por luto
Informo el fallecimiento de mi [parentesco], ocurrido el día [fecha]. Solicito la licencia por luto correspondiente y me comprometo a entregar los soportes requeridos, incluyendo el certificado de defunción y el documento que acredita el parentesco. Agradezco confirmar el periodo de licencia y cualquier requisito adicional para dejar el registro en mi expediente laboral.
La solicitud no necesita ser extensa. Lo importante es que identifique el hecho, el parentesco, la fecha y el compromiso de entregar soportes.
Checklist para trabajadores
- Informa lo antes posible a tu jefe inmediato o a RRHH.
- Pregunta por el canal formal de solicitud: correo, plataforma interna o formato.
- Confirma si los cinco días se contarán como días hábiles según tu jornada.
- Reúne certificado de defunción y prueba de parentesco.
- Guarda copia de la solicitud y de los documentos entregados.
- Si hay una negativa, pide que te expliquen el motivo por escrito.
Checklist para RRHH y empleadores
- Verificar si existe vínculo laboral y si el parentesco está cubierto.
- Conceder la licencia como remunerada cuando corresponda.
- No descontarla de vacaciones ni tratarla como ausencia injustificada.
- Definir una ruta clara para recibir soportes después del hecho.
- Registrar fechas, documentos y aprobación en el expediente laboral.
- Capacitar a líderes para que no respondan con criterios informales.
Errores frecuentes al gestionar la licencia por luto
Contar cinco días calendario sin revisar días hábiles
Este es uno de los errores más comunes. La referencia de cinco días hábiles exige revisar domingos, festivos y jornada laboral aplicable.
Pedir documentos antes de permitir la ausencia
Es razonable pedir soportes, pero la urgencia del hecho exige humanidad y orden. La empresa puede conceder la licencia y recibir la documentación dentro del plazo que corresponda.
Confundir luto con calamidad doméstica
La Ley 1280 de 2009 distingue la licencia por luto de la grave calamidad doméstica. No deberían mezclarse como si fueran la misma figura.
Aplicar la licencia a familiares no cubiertos sin política clara
Una empresa puede tener beneficios más amplios por política interna, convención o acuerdo, pero debe documentarlos para evitar decisiones desiguales.
Preguntas útiles antes de aprobar o negar la licencia
- ¿Existe vínculo laboral vigente?
- ¿El fallecimiento corresponde a un familiar cubierto?
- ¿Qué documento probará el parentesco?
- ¿Cómo se cuentan los días hábiles según la jornada del trabajador?
- ¿La empresa tiene una política interna más favorable?
- ¿La respuesta quedó documentada en el expediente?
Fuentes consultadas
- Ley 1280 de 2009 - Función Pública.
- Ley 1635 de 2013 - Función Pública.
- LegalApp del Ministerio de Justicia sobre licencia por luto.
- Concepto del Ministerio del Trabajo sobre licencia por luto.
Conclusión
La licencia por luto en Colombia no debería depender de improvisaciones. Para el trabajador, la clave es informar a tiempo y entregar soportes. Para RRHH, la clave es aplicar la norma con humanidad, registrar bien el caso y evitar descuentos o negativas sin fundamento.
Si gestionas personas, nómina o procesos administrativos, este tipo de situaciones muestra por qué la formación práctica en recursos humanos importa. En G-Talent puedes fortalecer tus habilidades en RRHH, liderazgo, Excel, administración documental e inteligencia artificial aplicada para crear procesos más claros, humanos y consistentes dentro de tu organización.
