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7 consejos para manejar el tiempo y la productividad

Cumplir a cabalidad los compromisos laborales es indispensable cuando trabajamos en equipos donde, muchas veces, los miembros ni siquiera se conocen y en ocasiones, ni se encuentran en el mismo país. 


Es ahí donde administrar correctamente el tiempo se vuelve la clave, por lo que aplicar técnicas para mejorar la productividad es una necesidad. 


El objetivo es conseguir eliminar distracciones, mejorar el rendimiento y obtener herramientas para encontrar ese balance ideal entre el trabajo y la vida personal. 


A continuación mencionamos 7 consejos para administrar tu tiempo:

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Consejos para manejar el tiempo y la productividad



1. La técnica Pomodoro 


Este método consiste en trabajar en ciclos de 30 minutos, de los cuales 25 deben ser dedicados a trabajar sin ninguna distracción. Al finalizar ese tiempo, se toman 5 minutos para descansar y hacer lo que se quiera. 


Cada 4 ciclos de 25 minutos, que se traduce a 2 horas de trabajo, se puede tomar un descanso para hacer lo que se quiera sin pensar en el trabajo.


2. La técnica GTD


También conocida como “Resolviendo las Cosas” o "Getting Things Done", por su traducción al inglés, es una metodología que se basa en crear una lista de tareas pendientes e ir ejecutándolas. La intención es que a medida que se vaya realizando una tarea, marcarla como finalizada para pasar a la siguiente. 


Las listas deben ser cortas y relevantes, es decir, con unas 4 a 10 tareas máximo. Esto mantendrá motivado a quien la realice.


Con la técnica GTD, se recomienda agrupar las tareas de acuerdo a su contexto. De esta forma, se puede incluir tareas personales, como buscar a los niños en la escuela, hacer ejercicio, sacar al perro a pasear. 

3. Establecer jerarquía de tareas 

Realizar una programación a la semana y al mes para tareas a largo plazo permitirá determinar las tareas de mayor y menor prioridad. A veces, lo urgente no es importante, lo que significa que las tareas de mayor prioridad se deben realizar  cuando se hayan concluido las tareas críticas. La idea es completarlas en el plazo establecido.

Lo importante es gestionar el tiempo creando objetivos realistas y tiempos apropiados para lograrlos, además de un orden jerárquico que permita realizar primero las tareas de mayor importancia.

4. Controlar el correo electrónico 

Es posible que las personas pasen cierta cantidad de tiempo revisando su correo electrónico, quitándole un tiempo valioso para culminar sus labores. Un estudio de McKinsey & Company afirma que las personas invierten la cuarta parte de su tiempo de trabajo usando el correo.


Existen muchas maneras de gestionar el correo eficazmente con herramientas tan sencillas como desactivar la comprobación automática, filtrar los correos, definir el asunto, crear listas prioritarias, en fin. La idea es enviar correos cuando sea necesario y que no se convierta en una necesidad el uso de la misma.

5. Asistir a reuniones necesarias

En ocasiones, asistimos a reuniones que no nos competen, en ese caso, debemos cerciorarnos que nuestra asistencia sea necesaria. Si se asiste a alguna reunión en la que no es indispensable nuestra participación, perderemos tiempo que luego desearemos no haber perdido 

6. Programe reuniones cortas

Las reuniones de trabajo son la mejor manera de dejar claros los nuevos proyectos que se van a realizar y los objetivos que se establecen, en ella realizamos una distribución y jerarquía eficiente de las tareas y resolver las dudas de los colaboradores.

Sin embargo, esas reuniones tienden a alargarse innecesariamente y a tocar temas que no corresponden. Es necesario pautar los temas a tratar con antelación y programar la duración de la reunión para que sea lo más corta, concisa y precisa posible.

7. Flexibilizar el calendario

Si bien es cierto que la creación de un calendario de tareas, en el que se establecen órdenes jerárquicas de prioridades, es una gran clave para gestionar el tiempo, también es cierto que adaptarse a las novedades del día a día es otro valor prioritario. Pues esto brinda la oportunidad de flexibilizar los tiempos y reorganizar las tareas.


Casarse con el calendario puede causar que se pierdan oportunidades. El cronograma debe ser una guía para cumplir con los tiempos establecidos, pero debe estar sujeto a cambios que surgen normalmente.


Para que alguno de estos consejos funcione, dependerá de la forma en la que trabajes y de cómo lo apliques para que la gestión óptima del tiempo, dependa de organización y planificación disciplinada. Estás y otras acciones permiten mejorar la productividad en el tiempo esperado.

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