Gestión-del-Cambio

¿Cómo aprender a gestionar el cambio?

La gestión del cambio en una organización es siempre complejo, pues implica salirse de la zona de confort, generar inconformidades y puede dañar el clima de la organización, sin si quiera llegar a aplicarse debido a los factores reto, incertidumbre y diferencia. Por ello, se necesita tener cuatro frentes claros: Diagnóstico, Preparación, Ejecución y Mantenimiento.

La comunicación interna es vital para gestionar los procesos de cambio en  las organizaciones

Diagnóstico: Entender q tan lista está la empresa para realizar el cambio

Este paso engloba comprender tanto el momento de la empresa como el de sus trabajadores.

Para esto, se debe tener en consideración los procesos del día a día, para comprender qué tanto esfuerzo se requiere y que trabajos puntuales deben realizarse, para que el cambio conlleve el menor nivel posible de estrés adicional a estas actividades cotidianas.

Adicionalmente, se debe verificar los recursos de los que dispone la empresa para llevar a cabo el cambio, notificarlo, darle seguimiento y retroalimentarlo.

Asímismo debe tenerse en cuenta el tiempo en el que debe ser aplicado el cambio y la velocidad con la que se desplaza el interés y aprendizaje de los colaboradores de la empresa, para poder elaborar un plan de acción que alcance un equilibrio en ambos y optimice el proceso.

Finalmente, se debe realizar una capacitación para adaptar a la organización y sus trabajadores al cambio, desde el desarrollo y fortalecimiento de conocimientos, competencias y habilidades pertinentes.

Al efectuar este entrenamiento, se puede identificar a los colaboradores que están preparados para ser agentes de cambio, es decir, quienes pueden servir de guía a otros trabajadores durante el proceso de implementación del cambio, y establecer los roles de estos agentes.

Preparación: Generar un plan para sensibilizar e involucrar a los colaboradores

La preparación debe tener en cuenta un esquema presupuestal claro que se ajuste a la situación financiera de la organización, para elaborar planes de acción en función de números reales y actividades concretas.

Al elaborar los planes de acción se deben considerar los procesos de capacitación, retención, motivación y dominio de inteligencia emocional en los trabajadores. Para hacer más fácil este proceso de cambio, se le debe dar al colaborador una visión profesional y personal del mismo.

Así mismo, al disponer de una voz líder y generar una mentalidad positiva del cambio, se encamina a los colaboradores a un proceso de consciencia en el sentido de ventajas y motivos coherentes del cambio. En estas circunstancias, será más sencillo contar con un trabajador motivado ante el cambio.

Es indispensable entender que el plan debe ser claro en el “cómo”, “para qué”, “cuándo” e “incluyendo a quién”, otorgándole una gran importancia al colaborador como factor clave para la realización del cambio.

Con la finalidad de llevar a cabo un proceso de sensibilización y aceptación de mayor alcance, se sugiere elaborar un plan de comunicación.

Este plan permitirá disminuir la resistencia que pueda surgir y que debe abordarse a través de canales de comunicación que le permitan a las personas tener contacto con un líder o agente del cambio para solventar las posibles dudas y confusiones que puedan surgir ante las implicaciones, retos, consecuencias y beneficios del cambio.

Dicho lo anterior, el agente del cambio debe seleccionarse teniendo en consideración que posea el perfil de una persona que inspire cercanía, respeto y reconocimiento para los colaboradores, para que el mensaje genere más interés y lealtad para aceptar y colaborar con el cambio.

Manejo de cambio: ¿Están los gerenciales, los líderes y los empleados  preparados? - Sociedad para la Gerencia de Recursos Humanos

Mantenimiento: mantener y nutrir el cambio como respuesta acertada 

Considera la retroalimentación y resultados encontrados en el paso tres, pues de ahí se pueden generar varias acciones preventivas a que la organización vuelva a su estado inicial.

Para lograrlo se debe reforzar el cambio, resaltando los beneficios competitivos y nuevos logros obtenidos, haciéndolos evidentes, para conservar la motivación y que se vaya normalizando el cambio, desde el compromiso que se genere de los colaboradores frente a los aspectos positivos y los incentivos.

Durante los pasos 1 a 3 sería posible observar que los resultados esperados en la realidad no fueron tan acertados versus las expectativas, por ende, debe considerarse también el estar abiertos a retroceder, desde una perspectiva de análisis de oportunidades de mejora.

Para llevar a cabo una gestión del cambio exitosa, se debe comprender que el colaborador es el protagonista de ese cambio y, además, entender las diferencias particulares de motivación y aprendizaje.

Adicionalmente es fundamental el papel que juega el agente de cambio, ese líder que va a promover la identificación y el compromiso del colaborador para generar el cambio. Todo eso basado en el protagonista de este proceso.

La gestión de cambio dentro de las organizaciones puede ser un poco compleja, sin embargo con un adecuado manejo podemos mitigar el impacto en las personas.

Ejecución: Implementar y hacer seguimiento de un plan de acción concreto 

Para una ejecución exitosa, es recomendable en primer lugar elaborar un cronograma concreto para poder ejecutar las actividades y planes propuestos.

En segundo lugar, es fundamental que los colaboradores estén al tanto de la equidad que hay entre el esfuerzo que realizan y los resultados que están obteniendo del proceso de cambio, para conservar la motivación y mantener siempre el canal de comunicación abierto.

Por último, pero no menos importante, es hacer un seguimiento continuo y retroalimentación, para estar seguros que todo está andando en la dirección correcta o, ser ser requerido, corregir la dirección y realizar los cambios necesarios en la ejecución.

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